分享和权限 #
Notion 是为超级协作而建立的,所以有许多分享你与其他人创建的内容的方法。我们的权限级别确保他们以你希望的方式访问这些内容🤝。
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分享的方式 #
你可以通过几种不同的方式与工作区内外的人分享你在Notion中建立的页面和数据库。下面是所有分享方式的概述。
共享菜单 #
首先,这里是 Share 分享
菜单的快速浏览,可以在你的页面的右上方点击。在移动端上 ,点击右上方···
旁边的分享图标,可获得相同的选项。
- 这个菜单中的每一行都代表一个不同的人或一群人,你可以与他们分享页面。在这个工程维基页面的上面的菜单中。
Share to web 分享到网络
被关闭,所以只有你和你的队友可以看到这个页面。Everyone at Acme Inc
意味着工作区的每个人都可以对该页面发表评论。ada@lovelace.com
是页面上的一个例子,她是从工作区外邀请来的,她只能查看该页面。David Tibbitts
是一个团队成员的例子,他可以完全访问该页面。他们将能够进行编辑并邀请其他人员。
- 右边的下拉菜单让你设置他们的 访问级别。
Copy link 复制链接
将页面的唯一URL复制到你的剪贴板上,这样你就可以与任何你想要的人分享。但是,只有对该页面有访问权限的人才能看到它。Add people 添加人员
可以让你使用电子邮件地址将工作区内外的人添加到一个页面。- 外部的人将被添加为访客。
- 你可以使用下拉菜单为访客和其他工作区成员指定一个访问级别。
与你的团队分享 #
你可以通过将他们作为成员添加到你的工作区与Notion中的其他人进行合作(仅限团队版本和企业版)。这些人可以是你工作中的队友,朋友,或者任何你想与之合作的人。有几种方法可以与其他成员分享Notion页面,以便你们可以一起工作。
- 在你侧边栏的
Workspace 工作区
部分的任何页面都可以与所有工作区成员共享。 - 你可以从侧边栏的
Shared 共享
或私人
中拖动一个页面到Workspace 工作区
来共享它。 - 在
Shared 共享
菜单中,你可以为[workspace]的每个人
打开访问权,在下拉菜单中选择某个级别。
与个别队友共享 #
有时你想与工作区的其他成员分享一个页面–比如你与你的经理分享的会议文件,或者一个小项目组的笔记。
- 点击你想与这些成员分享的私人页面的右上方的
Share 分享
。 - 点击
Add people 添加人员
按钮,通过输入电子邮件地址添加你想要的成员。你可以从邀请窗口的下拉菜单中设置他们的访问级别。
- 你只与几个成员共享的页面,而不是你的整个工作区,将显示在你侧边栏的
Shared 共享
部分。把它们拖到Workspace 工作区
中,就可以在整个团队中共享它们。 - 如果你在
Shared 共享
部分有超过7个页面,你可以选择你想保留在侧边栏的哪些页面。
🎒 提示
在 Shared 共享
部分的弹出窗口中,你也可以搜索共享的页面,按相关性或最后编辑排序,并轻松复制页面链接!
与群组共享 #
为了更容易与常用的小组(即你公司的工程团队或社区团队)共享,你可以创建你自己的成员小组,并为他们分配访问页面的权限,作为单位。
以下是小组共享的快速说明:
- 进入
Settings & Members 设置和成员
,你会看到一个所有成员和访客的列表。点击该列表顶部的Groups 群组
标题。 - 点击
Create a group 创建一个群组
,给它一个名字,并添加你想要的成员。 - 要与一个特定的小组分享一个页面,在该页面的右上方点击
Share 分享
,然后点击Add people 添加人员
按钮。你会看到你的小组在出现的邀请弹窗中列出。
🎒 提示
Everyone at [workspace name]
为你的团队中的每个人设置页面的最低访问级别。要给某些人或团体更高的访问级别,请将Everyone at [workspace name]
的访问级别设为 可以查看
或 可以评论
。
在你的团队之外分享 #
你可以邀请你工作区以外的人作为访客加入页面。比方说,你想和一个你雇用的外部承包商分享Notion页面。或者你就是那个承包商,你想和客户分享一个页面。这是一个理想的解决方案。
与访客分享的快速说明:
- 在你想对外分享的Notion页面的右上方点击
Share 分享
。 - 点击
Add people 添加人员
按钮,用他们的电子邮件地址添加你想要的人。使用下拉菜单设置他们的访问级别。 - 无论你邀请谁,都会收到一封电子邮件,上面有你邀请他们查看或编辑的页面的链接。
- 如果你想看到你工作区的所有访客,以及他们有权限访问的页面,请到
Settings & Members 设置和成员
的Members 成员
部分,进入Guests 访客
标签。 - 在同一个窗口中,你可以从你的工作区移除访客,更改他们的访问级别,或者将他们转换为正式成员。
分享到互联网 #
为了使Notion页面可以作为网站在网上浏览,或者与不使用Notion的人分享,你可以打开 Share to the web 分享到网上
。任何拥有该链接的人都可以看到它。
制作公开网页快速指导:
- 点击你想发布到网上的页面右上方的
Share 分享
。 - 默认情况下,
分享到网络 Share to the web
旁边的访问级别将是无访问权限 No access
。 - 要将你的页面发布到网络上,请将访问级别改为下列之一。
Can view 可以查看
意味着你的页面被发布到网上,但不能被其他Notion用户编辑或评论。Can comment 可以评论
意味着任何拥有Notion账户的人都可以在你的页面上留下评论,只要你与他们分享链接。Can edit 可以编辑
意味着任何拥有Notion账户的人都可以在你分享链接后对你的页面进行编辑。
- 一旦你打开了
Share to the web 分享到网络
的权限,你还会看到其他几个选项。Allow duplicate as template 允许复制为模板
关闭这个选项,这样其他Notion用户就不能把你的页面复制到他们自己的工作区来编辑。这在默认情况下是打开的。Search engine indexing 搜索引擎索引
(仅限付费版本)。打开这个,你的页面就可以出现在谷歌和其他搜索引擎的搜索结果中。这在默认情况下是关闭的。
- 点击
Copy link
来复制页面的唯一URL来分享。 - 只有拥有该页面唯一URL的人才能看到它。
停止分享 #
如果你有对一个页面的完全访问权,你可以在任何时候禁止与任何人分享。
- 最快的方法是将该页面从侧边栏的
Workspace 工作区
或Shared 共享
移到Private 私人
部分。但要确保这是你真正想做的,因为其他人将失去访问权。 - 点击页面右上方的
Share 共享
,关闭对你的工作区、个人、小组或公众的访问。你也可以从任何这些旁边的下拉菜单中选择Disable 禁用
。 - 对于访客,点击
Share 分享
,然后从他们名字旁边的下拉菜单中选择Remove 移除
。你也可以进入Settings & Members 设置和成员
,向下滚动找到你想要的访客,点击他们名字右边的下拉菜单,然后点击Remove 移除
按钮。
权限等级 #
这就是Notion的共享选项变得细致入微和细化的地方。对于你分享的每一个人或团体,你可以指定一个不同的访问级别。这对以下情况很有帮助:
- 你希望只有几个人可以编辑一个页面,而其他人都可以阅读它。
- 你想让一些页面只对特定的团队可见。
- 你只想收集对某篇文章的评论。
👉 注意
再提醒一下,当你分享一个页面时,它所包含的所有子页面都将以同样的方式与相同的人分享。但你仍然可以在以后为子页面指定更高或更低的访问级别。
如何编辑权限 #
每当你邀请某人到一个页面,或点击 Share 共享
,你会看到在人或组旁边的右侧下拉菜单,让你选择他们的访问级别。Full Access 完全访问
, Can Edit可以编辑
, Can Comment 可以评论
, 和 Can View 可以查看
.
Full Access 完全访问
。对一个页面有完全访问权的人可以编辑其中的任何内容,并使用本指南中的所有机制与任何人分享该页面。Can Edit可以编辑
。为那些应该能够编辑页面内容,但不能分享页面的人或团体选择这个访问级别。Can Comment 可以评论
。为那些只能对页面内容进行评论,而不能实际编辑的人和团体选择这个级别的权限。他们也不能与他人分享该页面。Can View 可以查看
。拥有可以查看权限的人可以简单地阅读页面上的内容,但不能对其进行评论或编辑。他们也不能与其他人分享该页面。
如何限制、扩展和恢复子页面的权限 #
默认情况下,任何嵌套在一个页面内的页面(子页面)将继承与它所嵌套的页面(父页面)相同的权限。但是你可以为子页面指定更高或更低的权限,以满足你的需要。
例如,。在下面的截图中,Acme公司的每个人都有 Can comment 可以评论
的权限来访问工程维基及其所有子页面。David Tibbitts
是唯一能够进行编辑的团队成员,或者与更多人分享。
- 在一个子页面,如 “Engineering Guidelines” 页面,你可能想展开权限,允许一个成员、访客、权限组或整个工作区高于
Can comment 可以评论
。在这个例子的权限级别下拉菜单中,你可以选择Can edit 可以编辑
或Full access 完全访问
。- 注意,”Engineering Guidelines” 的权限级别是由 “Engineering Wiki”父页面决定的,但它可以被覆盖。
- 在一个子页面中,你可以限制权限,以防止成员、访客、权限组或整个工作区的人发表评论,或根本无法看到这个页面。在这个例子的权限级别下拉菜单中,你可以选择
Can comment 可以评论
或No access 不能访问
。- 请注意,一旦取消了
Everyone at Acme Inc
的权限,现在 “Backend”子页面只能由后台工程师权限组和另外一个拥有Full access 完全权限
的队友看到和编辑。可以把它看作是一个 “秘密页面” 🔮
- 请注意,一旦取消了
- 当你限制子页面的权限级别时,一个
Restore 恢复
按钮会出现在你的Shared 共享
菜单的顶部。使用它可以将权限恢复到默认值,并从父页面继承。
🎒 提示
你可以创建 秘密页面
,只有特定的人或群体可以看到,方法是将子页面的权限级别设置为 禁止访问
,以防止你想隐藏该页面的人或群体。
禁用访问权 #
要取消一个人或团体对一个页面(以及它的子页面)的访问权,在 Shared 共享
菜单中他们右边的下拉菜单中选择 Remove 移除
。他们将不能再查看该页面,并且它将从他们的侧边栏中消失。
👉 注意
没有任何访问权的人将不会在他们的工作区看到这个页面。它可能会出现在你的侧边栏,但不会出现在他们的侧边栏。
安全设置 #
如果你有一个企业版的订阅,并且你是工作区的管理员,你可以通过打开某些安全设置来防止内容被共享。
- 进入左边侧栏顶部的
Settings & Members 设置和成员
。 - 在弹出的窗口的侧边栏中点击
Settings 设置
。 - 向下滚动到
Security & SAML
部分,在那里你可以看到这些切换开关。
👉 注意
这些选项只有在你有一个企业版订阅时,而且你是工作区的管理员时才能编辑。
查看谁在共享一个页面 #
你可以知道还有谁可以访问一个页面,因为在页面最上方的栏里可以看到他们的头像/个人头像。
- 如果这个人目前没有在看这个页面,那么头像就会变淡。
- 如果该人目前在页面上,头像就会显示为不褪色。
- 将鼠标悬停在一个头像上会显示这个人的名字、电子邮件以及他们最后一次出现在页面上的时间。
- 点击一个活跃的头像会让你跳到他们正在阅读或打字的页面部分。
- 当人们同时在同一个页面上合作时,你会看到他们的头像在他们正在看的或编辑的块旁边移动。
- 点击任何页面右上方的
···
,看看弹出的菜单的底部。你会看到谁最后一次编辑了这个页面以及什么时候。
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